Parliamo di Google Gmail e delle funzioni che potresti utilizzare, e che forse non usi, per migliorare e velocizzare la gestione della tua posta elettronica.
Il servizio di posta Google Gmail è uno dei più utilizzati al mondo sia nel piano gratuito (tuamail@gmail.com) che nel piano business (info@tuobusiness.com) All’inizio del 2021 erano un miliardo e mezzo gli utenti attivi nel mondo.
Da quando è nato il servizio sono stati aggiunti via via nuove funzionalità. Vediamone alcune che non sono così conosciute e che potresti utilizzare per organizzare meglio la tua casella di posta.
1 Archiviare le email
Ti sei iscritta alla newsletter di qualche sito, ma non vuoi continuamente vederla nella posta in arrivo? Non ti vuoi cancellare perché “non si sa mai” che un domani possa servire?
Apri la mail che vuoi archiviare. In alto a destra trovi i tre puntini.
Cliccaci sopra e si apre una finestra tendina, scegli “Filtra i messaggi di questo tipo”. Si aprirà un’altra schermata, come quella qui sotto.
compila tutti i campi (puoi anche lasciarli vuoti) e clicca su crea filtro. Si apre un’altra schermata che ti permette di decidere dove inserire questo mail, o di creare un’etichetta apposita. Tutte le email passate e future possono essere inserite.
2 Inviare allegati grossi o pesanti
La mail di Google consente di inviare file con un massimo di 25 MB di dimensioni. Per inviare file più grandi utilizza il Google Drive.
Per farlo devi prima caricare il documento nel Drive di Google e poi, quando prepari la mail, per aggiungere l’allegato, clicca sul simbolo del Drive. Lo trovi in fondo alla finestra della email.
3 Non trovi una mail?
Puoi utilizzare la ricerca estesa, in fondo Google è proprio un motore di ricerca! Clicca sul simbolino indicato nella figura.
Si apre una schermata dove puoi inserire i dati per la ricerca estesa.
4 Sbagli a inviare le email? Richiamale indietro
A chi non capita per sbaglio di inviare una mail scritta a metà o incompleta? Google, nella funzionalità standard, ti consente di farlo solamente per i 5 secondi successivi.
Puoi aumentare questo gap di tempo a 30 secondi. Per farlo clicca su “Impostazioni” (l’ingranaggio che trovi in alto a destra. Si apre una finestra. Clicca su “Visualizza tutte le impostazioni” (si trova all’inizio).
Hai anche altre opzioni come 10 secondi o 20 secondi. Io ho scelto il tempo più lungo.
5 Google Nudges per non dimenticarsi
Una funzione che trovo semplicemente fantastica e che mi consentirà di non perdermi più una mail da oggi in poi.
In pratica Google ti suggerisce quali mail hai ricevuto a cui non hai ancora risposto. La mette in alto e in neretto ti scrive quanti giorni prima l’hai ricevuta oltre a ricordarti di rispondere.
Per abilitare la Google Nudges vai in Impostazioni (ingranaggio in alto a destra). Clicca su “Visualizza tutte le impostazioni” poi trova “Solleciti” e metti il flag a tutte e due le possibilità.
6 Pianifica l’invio
Sapevi che puoi pianificare un invio? Farlo è davvero semplicissimo. Scrivi la tua mail normalmente, aggiungi gli allegati, poi clicca sulla freccina accanto al tasto invia e programma l’invio.
7 Scrivi mail più velocemente
Se attivi la funzionalità Smart Composer, Gmail ti suggerirà parole grazie alle impostazioni di Scrittura Intelligente.
Per farlo vai in Impostazioni, clicca su “Visualizza tutte le impostazioni” e scegli la scrittura intelligente, come vedi qui sotto.
8 Imposta password e scadenza
Puoi rendere la tua mail riservata inserendo una data di scandenza (puoi scegliere tra un periodo minimo di un giorno, fino a un massimo di cinque anni) e una password.
Per farlo utilizza l’icona in fondo, accanto al tasto invia, quella indicata dalla freccia.
9 Inserire la firma
Puoi inserire la tua firma, un logo, qualsiasi cosa tu voglia, in calce (cioè in fondo) alle tue email automaticamente.
Vai sempre in Impostazioni, Visualizza tutte le impostazioni, scorri verso il basso e trovi la finestra dove inserire testi e immagini. Funziona allo stesso modo di WordPress.
10 Riordinare le email
Puoi le categorie per suddividere le email in entrare in modo che siano ordinate, così risparmierai tempo.
Vai in Impostazioni, poi clicca sulla scheda “Posta in arrivo” e scegli quali schede vuoi aggiungere.
Conoscevi tutte queste funzionalità di Google Gmail? Ne utilizzi qualcuna?
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